1. Rekisterinpitäjä
Suomen Paloinsinööriyhdistys ry (SPIY)
Y-tunnus: 1450446-1
2. Tietosuojavastaava
Tietosuojasta vastaa yhdistyksen hallitus.
Sähköposti: suomenpaloinsinooriyhdistys (at) gmail.com
3. Tietosuojalainsäädäntö ja valvonta
Suomen Paloinsinööriyhdistyksen henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan seuraavia säädöksiä:
- Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, eli yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
- Tietosuojalaki (1050/2018), jolla täydennetään ja tarkennetaan GDPR:n soveltamista Suomessa
- Yhdistyslaki (503/1989) siltä osin kuin se koskee jäsenrekisterin ylläpitoa
- Muu soveltuva erityislainsäädäntö, kuten kirjanpitolaki tai sähköisen viestinnän palveluista annettu laki (917/2014), siltä osin kuin ne koskevat henkilötietojen säilyttämistä ja käsittelyä
Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu.
Lisätietoa oikeuksistasi saat: https://tietosuoja.fi
4. Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Suomen Paloinsinööriyhdistys ry käsittelee henkilötietoja yhdistyksen toiminnan järjestämiseksi. Henkilötietoja käsitellään erityisesti:
- jäsenhakemusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn;
- jäseneksi hyväksymistä koskevaan päätöksentekoon;
- jäsenrekisterin ylläpitämiseen, jäsenviestintään ja jäsenmaksujen laskuttamiseen;
- tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisten vastaanottamiseen ja osallistumisjärjestelyihin;
- yhteydenottopyyntöihin vastaamiseen;
- yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenhakemuksen yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia hakijan itse antamia tietoja:
- etu- ja sukunimi;
- katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka;
- sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
- jäsenmaksun laskuttamiseen tarvittavat tiedot;
- koulutus;
- työpaikka ja tehtävänimike;
- hakijan ilmoittamat tiedot kokemuksestaan.
Jäsenhakemus toimitetaan verkkosivustolla olevan lomakkeen kautta. Lomakevastaukset tallennetaan WordPress-sivuston tietokantaan ja toimitetaan yhdistyksen jäsenasioita hoitaville henkilöille. Lomakejärjestelmä voi lisäksi käsitellä lomakkeen lähettämiseen liittyviä teknisiä tietoja, kuten lähetysajankohtaa, IP-osoitetta, selainta, laitetyyppiä ja sivua, jolta lomake on lähetetty. Fluent Formsin tietokantarakenne mahdollistaa näiden tietojen tallentamisen lomakevastauksen yhteydessä.
Jäsenrekisterissä käsitellään jäsenyyden hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten nimeä, yhteystietoja, jäsenyyttä koskevia tietoja sekä jäsenmaksujen hallinnoimiseksi tarvittavia tietoja. Yhdistyslain 11 § velvoittaa yhdistyksen pitämään jäsenistään jäsenluetteloa, johon on merkittävä vähintään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Rekisterinpitäjänä toimii yhdistys.
Tapahtuma- ja koulutusilmoittautumisten yhteydessä käsitellään myöhemmin käyttöön otettavan ilmoittautumislomakkeen kautta niitä tietoja, jotka ovat tarpeen osallistumisen järjestämiseksi, kuten osallistujan nimi, yhteystiedot, organisaatio ja mahdolliset tapahtumakohtaisesti tarpeelliset lisätiedot.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Jäsenhakemuksen vastaanottaminen ja käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun käsitellä yhdistyksen jäsenyyttä hakevien henkilöiden hakemuksia ja ratkaista jäseneksi hyväksyminen. Yhdistyslain 12 §:n mukaan jäseneksi haluavan on ilmoitettava aikomuksestaan yhdistykselle ja jäseneksi hyväksymisestä päättää lähtökohtaisesti hallitus.
Hyväksytyn jäsenen jäsenluetteloon kuuluvien tietojen käsittely perustuu lisäksi yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen, joka seuraa yhdistyslain 11 §:stä. Muun jäsenyyden hallinnoimiseksi tarpeellisen tiedon käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun, ja esimerkiksi kirjanpitoaineistoon sisältyvän henkilötiedon säilyttäminen voi perustua lakisääteiseen velvoitteeseen. GDPR:n 6 artikla erottaa nämä oikeusperusteet toisistaan.
Tapahtumailmoittautumisten oikeusperuste täsmennetään tapahtuman luonteen mukaan. Osallistumisen toteuttamiseksi välttämättömän tiedon käsittely voi perustua sopimuksen täytäntöönpanoon tai sitä edeltäviin rekisteröidyn pyytämiin toimenpiteisiin taikka yhdistyksen oikeutettuun etuun järjestää toimintaansa.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus oikaista tietoja
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Oikeus peruuttaa suostumus
- Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
Tietopyynnöt voit lähettää kirjallisesti sähköpostitse yhdistyksen hallitukselle.
6. Evästeet
Mitä evästeet ovat?
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa laitteellesi. Niiden avulla voidaan mm. ylläpitää istuntoa, seurata kävijäliikennettä ja parantaa sivuston käyttökokemusta.
Miten käytämme evästeitä?
Sivusto ei käytä evästeitä kävijöiden omaan seurantaan, profilointiin tai markkinointiin. Tietyillä sivuilla voidaan kuitenkin käyttää kolmannen osapuolen upotettuja palveluita. Esimerkiksi tapahtumailmoittautumisessa käytettävä Google Forms voi asettaa Googlen evästeitä käyttäjän päätelaitteelle. Tällaisia evästeitä käytetään vasta käyttäjän antaman suostumuksen perusteella.
| Eväste | Palveluntarjoaja | Tyyppi | Tarkoitus |
|---|---|---|---|
NID | Kolmannen osapuolen | Googlen palveluihin liittyvät asetukset ja personointi | |
SIDCC | Kolmannen osapuolen | Turvallisuuteen ja käyttäjäistuntoon liittyvä eväste | |
COMPASS | Google Forms | Kolmannen osapuolen | Google Forms -lomakkeen tekninen toiminta |
S | Google Forms | Kolmannen osapuolen | Google Forms -lomakkeen tekninen toiminta |
__Secure-* | Kolmannen osapuolen | Googlen palvelujen turvallisuus- ja istuntotoiminnot |
Kuinka hallita evästeitä?
Voit muuttaa evästeasetuksia selaimesi asetuksista. Useimmat selaimet sallivat evästeiden poiston ja estämisen. Lisätietoa evästeiden poistamisen löydät esim. Wikihow-sivustolta.
7. Tietojen siirto ja säilytys
- Tietoja käsittelevät vain SPIY:n valtuutetut henkilöt tai sopimuksen perusteella nimetyt yhteistyökumppanit.
- Suomen Paloinsinööriyhdistys ry säilyttää henkilötietoja ensisijaisesti Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Lisäksi yhdistys käyttää Gmail- ja Google Forms -palveluita, joiden tarjoaja on Google LLC, Yhdysvalloissa toimiva yritys. Näiden palveluiden kautta tietoja voidaan teknisesti siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, erityisesti Yhdysvaltoihin. Google LLC on liittynyt EU–Yhdysvallat Data Privacy Framework -järjestelyyn (DPF), jonka Euroopan komissio on hyväksynyt riittävyyspäätöksellä. Henkilötietojen käsittely Google Forms -lomakkeiden ja Gmailin kautta on rajattu seuraaviin tarkoituksiin:
- Tapahtuma- ja koulutusilmoittautumisten hallinta
- Yhteydenottopyyntöjen käsittely
- Hallinnollinen viestintä ja jäsenpalvelut